Dam olish vaqtida mijozlar bilan qanday qilib samarali muloqot qilish mumkin?

Bu fikrni do'stim bilan uning hisobchisi bilan bo'lgan tajribasi haqida suhbatdan keyin uyimga olib keldim. HMRC dan xatolar bilan to'ldirilgan va u allaqachon amalga oshirgan to'lovlarni talab qilgan maktubni olganidan so'ng, u juda zarur bo'lgan ishonch uchun buxgalteridan yordam so'radi. Buxgalteriya firmasi bilan oyiga 125 funt sterling va QQS miqdorida doimiy kelishuvga ega bo'lishiga qaramay, uning iyul oyi o'rtalarida yuborilgan yordam so'rovi avtomatlashtirilgan javob bilan kutib olindi, bu jamoa maktab ta'tilida ekanligini va bir necha kundan keyin javob berishini ko'rsatmoqda. Bu orada, uning odatdagi hisobi hech qanday muammosiz keldi. Olti ish kuni o'tdi, u qisqacha yangilanish oldi, "biz buni ko'rib chiqyapmiz" va keyin sukunat. Ikki hafta o'tgach, qo'shimcha ma'lumotsiz, u ofis 30 avgust kuni qayta ochilishi to'g'risida yana bir avtomatlashtirilgan xabarni olish uchun yana qo'ng'iroq qildi - qaror qabul qilinmasdan olti haftalik umumiy kutish. Shunday qilib, mening do'stim endi yangi hisobchi uchun bozorda.

Ta'til paytida biznes uchun muloqot bo'yicha maslahatlar

1 Oldindan ogohlantiring

Agar siz ta'tilingizni oldindan rejalashtirgan bo'lsangiz yoki yaqinda ketishga qaror qilgan bo'lsangiz, jamoangizni imkon qadar tezroq xabardor qilish juda muhimdir. Ikki haftalik ta'tilni e'lon qilish uchun so'nggi daqiqagacha kutish sizning yo'qligingizda sizning vazifalaringizni boshqarishi kerak bo'lgan hamkasblaringizga keraksiz stress va yukni keltirib chiqarishi mumkin. Ishning uzluksizligini ta'minlash uchun qo'shimcha ish olib boradiganlar uchun emas, balki barcha ishtirokchilar uchun etarli tayyorgarlik vaqti juda muhimdir.

Ketishingizdan kamida bir oy oldin hamkasblaringizni xabardor qilish tavsiya etiladi, ayniqsa siz tashkilotingizda muhim rol o'ynasangiz. Har qanday nazoratni oldini olish uchun ta'til oldidan haftalar va kunlarda jamoangizni yangilash uchun eslatmalarni o'rnating, bu muammosiz o'tishni ta'minlash va kutilmagan kutilmagan hodisalarning oldini olishga yordam beradi.

2 Delegatsiya ishlari va vazifalari

Har bir tafsilot diqqat bilan qoplanganligiga ishonch hosil qiling. Har qanday stsenariy, majburiyat yoki yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammoga har tomonlama tayyorgarlik ko'ring. Hamkasblaringizni tanlashda tashabbus ko'rsating, ularga ma'lum rollarni bajarishga yo'l-yo'riq bering va ularga ishonib topshirayotgan vazifalarni har tomonlama o'qitishga vaqt ajrating. Agar kimdir sizning mijozingiz bilan muloqotga kirishayotgan bo'lsa, ularni har bir mijozning o'ziga xos talablari va umidlari haqida barcha kerakli ma'lumotlar bilan jihozlang. Agar boshqa shaxs siz rahbarlik qilayotgan loyihani vaqtincha boshqarsa, ularga amalga oshirilmagan maqsadlarning toʻliq nazorat roʻyxatini taqdim eting.

Muhim fayllarning joylashuvi, turli loyihalar uchun kontaktlar va favqulodda vaziyatlarni hal qilish tartib-qoidalari haqida batafsil qo'llanma yarating. Maqsad - ta'til paytida sizning xotirjamligingizni buzadigan shoshilinch so'rovlar oqimining oldini olish. Ehtiyotkorlik bilan yondashish sizning mas'uliyatingiz ishonchli qo'llarda bo'lishini ta'minlaydi va sizga xotirjamlik beradi.

3 Aloqa kanallarini oldindan tayyorlang

Agar siz ta'til paytida mijozlar bilan muloqotni to'xtata olmasangiz, kerakli xat va hujjatlarni istalgan joyda olishingiz mumkinligiga ishonch hosil qiling. Endi hatto bor iPhone dan FAKS: Faks ilovasi, bu faks mashinasini almashtirishi mumkin. Ushbu onlayn faksni smartfondan bepul qayta ishlash, qabul qilish va yuborish mumkin. Agar sizda faks ilovasi va iPhone bo'lsa, sizda hujjatlar bilan ishlash uchun kerak bo'lgan hamma narsa mavjud. Ushbu misolga o'xshab, siz mijozlar bilan boshqa aloqa turlari bilan aloqa rejasini ko'rib chiqishingiz kerak.

4 Ishga qaytish rejasini tuzing

Ta'tildan keyin ofisga qaytish ko'pincha qo'rqinchli bo'lishi mumkin. Sizni o'qilmagan elektron pochta xabarlari, ovozli xabarlar, eslatmalar, yangilanishlar, muammolar va shoshilinch so'rovlar ko'chkisi kutib olishi mumkin.

Ish jarayoniga osonroq qaytish uchun tanaffusdan keyin sizni nima kutayotgani haqida strategiya ishlab chiqish oqilona. Siz yo'qligingizda muhim voqealar haqida xabardor bo'lish uchun bir nechta jamoa a'zolari bilan brifing sessiyasini tashkil etishni o'ylab ko'ring. Eng muhim e-pochta xabarlariga e'tibor qaratish uchun pochta qutingizni tartibga solishga ustuvor ahamiyat bering. Jamoangiz bilan shaffof va ochiq muloqotni ta'minlash juda muhim, bu sizga uzoqda bo'lgan loyihalar yoki mas'uliyatlar bo'yicha erishilgan o'zgarishlar va taraqqiyotni to'liq tushunish imkonini beradi.

5 Ofisdan tashqari ovozli pochtani sozlash

Har bir bazani qamrab olganligiga ishonch hosil qiling va barcha mumkin bo'lgan stsenariylar, vazifalar yoki inqirozlarga puxta tayyorgarlik ko'ring. Hamkasblar bilan muloqot qiling, ularga aniq vazifalarni topshiring va ularga ishonib topshirayotgan topshiriqlar bo'yicha keng qamrovli treninglar o'tkazing. Agar kimdir sizni mijozlar uchrashuvlarida vakillik qilsa, ularga mijozlarning o'ziga xos talablari va afzalliklari haqida batafsil ma'lumot bering. Agar siz yo'qligingizda boshqa hamkasbingiz ma'lum bir loyihani boshqarishni o'z zimmasiga oladigan bo'lsa, ularga bajarilishi kerak bo'lgan har bir vazifani batafsil tavsiflovchi to'liq vazifalar ro'yxatini taqdim eting.

Muhim fayllarning joylashuvi, turli loyihalar uchun aloqa nuqtalari va favqulodda vaziyatlarni hal qilish tartib-qoidalari haqida batafsil ma'lumot beruvchi keng qamrovli qo'llanmani yarating. Maqsad - plyaj bo'yida dam olishingizga xalaqit beradigan shoshilinch elektron pochta xabarlari oqimining oldini olish. Ketishdan oldin loyihalaringiz malakali qo'llarda bo'lishini ta'minlab, ehtiyotkorlik bilan xato qilish oqilona.

Xulosa

Sizning mavjud emasligingiz haqida mijozlarni oldindan xabardor qilish oqilona amaliyotdir. Misol uchun, men ta'tilda bo'lganimda, mening doimiy mijozlarim o'sha vaqt mobaynida hech qanday murabbiylik mashg'ulotlarini rejalashtira olmasligini bilishadi. Qabul qilingan xabarlarni tasdiqlash uchun men ofisdan tashqarida bo'lish sanalarini ko'rsatuvchi avtomatlashtirilgan elektron pochta javobini o'rnatdim. Shoshilinch so'rovlari bo'lganlar uchun javobda aloqa raqami mavjud. Bu raqamga yuborilgan xabarlar menga SMS orqali yuboriladi va men 24 soat ichida javob berishga majburman.